长期以来，员工出差借款所占用的现金流量比重非常之大，备用金借款平均每月余额在5000万元左右（不包括办事处占用额，包括小额专项费用），由于费用报销不及时，使当期发生的费用难以记入相应的会计期，造成费用预算失去准确性，同时也给公司资金管理及备用金清理工作带来很大难度。因此，为减少现金占用，有效使用资金，降低资金使用成本及更好地加强资金管理，特制定本管理规定。

  一、定义         

      员工公务支出分为一般性公务支出与专项性公务支出两类。

l 一般性公务支出是指员工国内出差期间的差旅费支出，包括在出差过程中发生的交通费、住宿费、交际费、邮电通讯费以及一般性日常公务杂费等。

l 专项性公务支出是指有特定用途、金额较大的支出，如：组织大型工作会议费、展览费、装修费、大修费、广告费、招聘费、场租费、培训费、大型礼品费、大型接待费、办公用品费、批量图书采购费、零星采购预付款及其他大型项目支出等。

  二、原则

   1、员工一般性公务支出全部出差费用由个人垫付，取消备用金借款，报销时公司按垫支金额的2%给予补贴。

   2、专项性公务支出，可以借支备用金，但原则上采取银行转帐方式支付。如果由员工个人垫付的专项性公务支出，报销时也按2%给予补贴。

   3、到公司不满三个月的新员工需下市场实习的，主管部门负责人可根据实际情况批准借款，借款额应在3000元以内，报销时扣除借款额后给予补贴。

 三、员工一般性公务支出管理规定

   1、各部门主管应遵循“公司效益最大化”的原则，讲求实效，注重经效益，把好费用预算、审核关，严禁无明确任务而发生费用的行为。

   2、员工公务出差返回后，应将出差期间所发生的费用分类粘贴，详细填写费用报销单，原始发票须注明摘要、日期，住宿发票须填写住宿人姓名、起止日期，市内交通费应注明起止地点等等。

 3、报销非本人所发生的费用，应单独填写费用报销单及费用说明清单，并经主管签字后报销，该部分费用不计算补贴。

  4、一般性公务出差人员，国内信用卡的费用一律由个人负担。

  5、员工一般性公务支出报销取现金或转个人信用卡，会计人员接单后应在二天内处理完毕，对特急单据当天处理完毕。

  6、出差人员在外期间遇到资金不足时（如：出差时间延长），可采取如下办法：

   (1) 向职工存贷处申请用款，将个人存款转入信用卡；

   (2) 在外连续出差短期内无法返回所在地的人员，应及时将住宿发票、大额交际费发票等寄回各相关部门秘书，由秘书统一办理审批、报销手续，各财务处负责将报销款电汇到本人所在地办事处或个人信用卡。

  7、到公司不满三个月的新员工借支备用金后，必须及时报销，借款期限不得超过三个月，对于逾期未核销的备用金，将扣罚每日万分之四罚息。

  四、员工专项性公务支出管理办法

   1、员工申请专项性公务支出借款前，必须认真填写《借支备用金申请表》，表内各项要素必须如实填写，经分管、主管领导审核批准后方可借支。

   2、部门主管要严格控制专项性公务支出借款，专项性公务支出借款，必须附有合同、协议或其他附件，不属专项性公务支出不予借支。

   3、对客户人员的机票、住宿票，经办人应详细统计客户人数、金额，办理有关借支审批手续，并直接通过银行划款到各航空公司或酒店，事后，收集票据及时冲销借款。

   4、专项性公务支出发生后，经办人必须在三个月内及时跟踪发票的取得，以便核销备用金借款，对逾期未清理又无正当理由的承办人，将按借款总额所占用的时间扣罚每日万分之四罚息。

  五、以上规定于1999年3月15日起执行，同时停止一般性公务支出借款。

  六、本文件解释权在财经管理部。