1. 名词解释
1.1 三包机——由于某种原因用户或商业单位要求退货或调换的机器,其中可划分为“售前机”和“售后机”。
1.2 售前机——还未销售给用户已经发现有质量问题,或不适销,商业单位要求退货冲帐的机器。
1.3 售后机——在三包期内有质量问题,网点及用户要求退货或调换的机器,其中包括用户直接向中心换机及有销售业务的网点的代垫换机。
1.4 备用机——顾客服务中心用于三包期内与用户或网点调换的备用正品机。
2.备用机申领程序
2.1 中心根据当地的产品销售及机器的故障情况,每月底定出中心下月备用机需求计划(只是一个总量,具体型号由中心自定),经分公司财务批准后交一份给中转仓,待需要时领用。
2.2 中心根据库存情况填写《中心备用机申领表》,交中心主任签名,盖中心印章,然后到当地中转仓领机存于中心三包机仓库。原则上备用机领机不能超过库存限额。
2.3 中转仓根据库存限额发备用机给中心,并在本仓内设立中心备用机的领用帐目。
3.商业单位退机的管理(只允许退机)
3.1一次性退机的审批权限
当退机量在30台以下的, 由分公司经理审批; 30~100台内, 由销售部长审批; 100台以
上, 由营销本部总监审批。
3.2 商业单位按所退机器的型号及数量,填写《商业单位退机明细表》,交销售业务员填写《退货、换货、冲帐申请单》,按以上审批权限办好审批手续后,商业单位持《商业单位退机明细表》、《退货、换货、冲帐申请单》连同机器退当地服务中心三包机仓库。
3.3 中心仓库收货后,根据商业单位提供的《商业单位退机明细表》马上开箱鉴定,当型号及数量或退机原因有不符时,应以服务中心的鉴定为准,中心填写《商业单位退机鉴定表》(相当于入库证明)按中心主任审核、商业单位确认、分公司财务审批的程序办理,然后三方各留一份。
3.4 分公司财务凭《商业单位退机明细表》、《退货、换货、冲帐申请单》、《商业单位退机鉴定表》,予商业单位办理冲货款手续。
4.网点、用户退换机的管理
4.1 退机程序
4.1.1当用户坚决要求退机时, 经中心鉴定、中心主任同意后先由销售商垫付购机款给用户,再定期或定量到分公司办理退机冲帐手续。
4.1.2当出现用户所退的机器已使用过一定时间, 原销售商已不属于特约经销商或已不存在的特殊情况时, 中心要采取报告的形式,经中心主任审核、分公司经理和服务部长审批的程序来特殊处理,从维修费中支付。
4.2 换机程序
用户或网点提出换机申请,经中心主任批准后,中心或网点上门维修人员即时在机器上贴上《坏损机故障标签》,然后办理换机手续。(如果是网点代垫换机,中心主任批准换机后,通知中心人员做好记录,以便日后网点与中心换机时监控)
4.2.1 中心或中转仓有相同型号的机器时:(如果中心无货,则立即到中转仓领备用机)
A中心直接与用户换机
中心经办人填写《用户三包机更换表》交中心主任批准后,连同新机送至用户。与用户更换后,要求用户在《用户三包机更换表》上签名确认,坏机即时退还中心仓库,《用户三包机更换表》交帐目管理员记帐。
B中心委托网点代垫机器与用户换机
a. 网点经中心主任同意后,用自已的机器先与用户换机,并填写《换机记录凭证》(见分公司有关结算程序)交用户签名确认。然后填写《网点三包机更换表》,连同《换机记录凭证》及坏机退回中心。
b. 中心经办人检查该网点的换机申请记录(核对是否前期经中心同意才换机)、故障标签及有关凭证,无误后与网点更换新机。《换机记录凭证》交结算员办理换机结算手续,《网点三包机更换表》交帐目管理员记帐。
C如果是三包期外的换机,原则上必须按有关标准收取“折旧费”,并在《用户三包机更换表》或《网点三包机更换表》上注明。特殊情况经分公司经理审批后可免。
4.2.2 中心和中转仓都无相同型号的机器时:
A中心填写《用户三包机更换表》或《网点三包机更换表》,经中心主任签名,交分公司财务审核,分公司经理批准后, 按4.2.1点办理不同型号的换机手续。
B异型机更换,原则上选取相同制冷量且价格接近的型号。特殊情况,需要换取较大制冷量且价格较高的型号(以现行价为标准,当新机价格高于旧机价格5%时), 中心必须收取“差价”,并在《用户三包机更换表》或《网点三包机更换表》上注明。特殊情况经分公司经理审批后可免。
4.3 换机“折旧费”或“差价”的反纳
中心收取折旧费(差价)后,于一周内反纳给公司财务,公司财务收款后开出收款证明给中心。
4.4 换空调机时,除不同型号的更换或配管有质量问题外,其他情况原则不准更换“配管”。
4.5《用户三包机更换表》或《网点三包机更换表》应详细列明用户资料、购买时间、故障原因;中心对换机实行100%回访,分公司财务实行10%的抽查回访。
4.6中心凭有中心主任或分公司经理审批的《用户三包机更换表》或《网点三包机更换表》,按领出时的型号冲减中心备用机帐。
5.机器的鉴定、维修与处理
5.1 中心定期对库存的机器(售前机或售后机)进行鉴定,将能修复或判定为正品或A、B、C类的机器(空调必须配套)(什么情况由中心维修的判定标准及A、B、C类的定级标准按技术配件科提供的有关文件),要在其纸箱上产品型号旁盖上中心印章,然后将机器退当地中转仓。最后,中心凭中转仓的“入库单”冲减中心帐目。
5.2维修时, 每台机器必须填写《返修机工艺流程卡》,由中心自存,每月填写《返修机配件耗用汇总表》交枝术配件科维护总部中心配件监控帐目。
5.3 对在中心仓不具备维修能力的残损机器(C类以下), 要在纸箱上贴上《坏损机故障标签》。达到一定数量时, 中心填写《管理中心坏损机返厂登记表》,经中心主任审批后,马上通知当地中转仓尽快组织返厂。
5.4装车时,中转仓仓管员要核对《管理中心坏损机返厂登记表》与实物是否一致,无误后,中转仓仓管员要签名、盖章确认。最后,中心根据中转仓确认的实际返厂数量冲减中心帐目。
5.5 由中心转中转仓负责返厂的机器,返厂后存于物流部待修机仓库,每月5号前将上月待修机仓库的盘存表报分厂维修车间。
5.6 分厂维修车间将修好机进物流部成品仓。不能修复的机器按《沉淀机报废程序》办理报废手续。
5.7 机器维修时,维修车间必须对机器进行状态分析,每月提交分析报告给服务部技术配件科。技术配件科视情况,对有问题的中心进行通报或考核。
6.数据的反馈
6.1 中转仓要建立中心备用机的领用帐及中心退机帐,在每月5号前将上月《--月中心备用机盘存表》和《--月中心退机明细表》交分公司财务。
6.2 《--月中心备用机盘存表》
中心名称:
序号 | 型号 | 单位 | 上月 结存 | 本月领用 | 本月 累计 | 备注 |
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填写依据:
《备用机申领表》 发生单据的凭证号
6.3 《--月中心退机明细表》
中心名称:
序号 | 型号 | 单位 | 上月 结存 | 本月退仓 | 本月 累计 | 备注 |
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填写依据:
中转仓开出 “入库单”(中转仓联) 发生单据的凭证号
处理机类别
6.4 中心要建立两个三包机帐目:一是备用机的领用帐;二是商业单位、网点、用户的退机帐,并在每月5号前将上月的帐目交分公司财务。
6.5 分公司财务每月10号前出上月“三包机监控分析报告”。
7.帐目的处理(由顾客服务中心负责建立)
7.1 中心备用机领用帐(正品机)
产品型号:
日期 | 摘要 | 收入 | 发出 | 结存 | 备注 |
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填写规范及依据:
1) 备用机申领 《备用机申领表》 1)异型机更换时,根据
2) 与网点换机 《网点三包机更换表》 《三包机更换表》注明
3) 与用户换机 《用户三包机更换表》 坏机型号。
2)收取折旧费(差价)
***元。
3)注明单据的凭证号
注:必须将坏机退入中心仓后,才能按新机型号入帐
7.2 商业单位、网点、用户退机帐
产品型号:
日期 | 摘要 | 收入 | 发出 | 结存 | 备注 |
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填写规范及依据:
1) 退换机的途径
与商业单位退机 《商业单位退机鉴定表》
网点退旧机 《网点三包机更换表》 1)注明单据的凭证号
用户退旧机 《用户三包机更换表》
2) 正品、A、B、C类机器退中转仓 “入库单”中心联
3)不能维修机器的返厂 管理中心坏损机返厂登记表》(中转仓确认后)
8.中心库存的清帐。
8.1 分公司财务每年根据实际情况,选定合适的清帐时间(以月的最后一日为截止点),并提前一个月通知中心。
8.2 中心收到清帐通知后,按5.1及5.3点的要求将中心现存所有机器(包括备用机、修好机、未修机、不可修机)及帐目清理一遍,使清帐时帐目清晰。清帐完毕后下月重新如常运作。
8.3 中心必须随时接受公司财务的盘点,配合好分司财务的对帐工作。
9.附表
附表1 《商业单位退机明细表》
附表2 《商业单位退机鉴定表》
附表3 《中心备用机申领表》
附表4 《坏损机故障标签》
附表5 《返修机配件耗用汇总表》
附表6 《用户三包机更换表》
附表7 《网点三包机更换表》
附表8 《空调返修机工艺流程卡》
附表9 《冰箱返修机工艺流程卡》
表1 广东XX电器服份有限公司
商业单位退机明细表
商业单位名称: 盖章:
序号 | 产品型号 | 单位 | 数量 | 退仓日期 | 备注(退机原因、故障简述等) |
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| 合计 |
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商业单位经办人: 商业单位主管: 确认日期:
分公司业务员: 日期: 分公司经理: 日期:
第一联:财务 第二联:商业单位 第三联:中心
表2 广东XX电器服份有限公司
商业单位退机鉴定表
商业单位名称:
序号 | 产品型号 | 单位 | 数量 | 退仓日期 | 故障简述及缺件情况 |
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| 合计 |
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鉴定人: 鉴定日期: 中心主任: 分公司财务: 日期:
商业单位确认: 确认日期: 商业单位盖章:
第一联:财务 第二联:商业单位 第三联:中心
表3 广东XX电器服份有限公司
中心备用机申领表
中心名称:
序号 | 产品型号 | 单位 | 申领数量 | 实发数量 | 备注 | |
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| 合计 |
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申领 | 经办人: 年 月 日
主管: 盖章: |
发货
| 经办人: 年 月 日
单位印章: | |||
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第一联:财务 第二联:中转仓 第三联:中心
坏损机故障标签 型号: 条形码: 用户/商家(签章): 电话: 用户/商家地址: 故障内容:
鉴定单位(签章): 鉴定日期: 中心审核(签章): 中心主任: |
表4
表5 广东XX电器服份有限公司
____月份返修机配件耗用汇总表
中心名称: 印章:
物料号 | 名称 | 单位 | 数量 | 单价 | 金额 | 备注 |
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| 合计 |
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制表: 日期: 中心主任:
第一联:中心 第二联:服务部技术配件科
表6 广东XX电器服份有限公司
用户三包机更换表
中心名称: 印章:
新机型号 | 坏机型号/ 购买日期 | 单位 | 数量 | 用户姓名 | 用户电话/ 地址 | 用户签名 | |
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换机原因:
| 收取折旧费(差价):
千 百 拾 元 | ||||||
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经办人: 日期: 中心主任: 财务科长: 分公司经理:
注:异型机更换时必须有财务科长审核,分公司经理批准。
第一联:财务 第二联:中心 第三联:用户
表7 广东XX电器服份有限公司
网点三包机更换表
网点名称: 印章:
序 号 | 新机型号 | 坏机型号/ 购买日期 | 单 位 | 数 量 | 折旧费 (差价) | 用户姓名 | 用户电话/ 地址 | |||
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换机原因:
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换机原因:
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网点经办人: 网点主管:
年 月 日 | 中心主任:
中心印章: 年 月 日 | 财务科长:
年 月 日 | 分公司经理:
年 月 日 | |||||||
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注:异型机更换时必须有财务科长审核,分公司经理批准。
第一联:财务 第二联:中心 第三联:网点
表8 空调返修机工艺流程卡
产品型号: 返修机编号: 日期: 年 月 日
原机条形码 |
| 新机条形码 |
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管理中心名称 | 反映
故障 |
| 实测
故障 |
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维修网点名 称或代号 |
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序号 | 工序名称 | 操作者编号 | 需更换零部件名称 | 缺件名称 | ||||
1 | 检测、判定 |
| 1、温控器 2、变压器 3、电容器 4、交流接触器 5、主控制板 6、驱动电路板 7、化霜板 8、热敏电阻 9、电器部件 10、压缩机继电器 11、压力开关 12、遥控器 13、压缩机 14、风扇电机 15、风向电机 16、蒸发器 17、冷凝器 18、轴流风扇 19、贯流风扇 20、离心风扇 21、底座 22、外壳 23、箱体 24、面体 25、高压阀 26、低压阀 27、四通阀 28、毛细管
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| ||||
2 | 拆坏件 |
| ||||||
3 | 清洁 |
| ||||||
4 | 装配零部件 |
| ||||||
5 | 焊接 |
| ||||||
6 | 检漏 |
| ||||||
7 | 抽真空 |
| ||||||
8 | 灌注冷媒( ) |
| ||||||
9 | 卤素检漏 |
| ||||||
10 | 性能检测 |
| ||||||
11 | 总装 |
| ||||||
12 | 外观检查 |
| ||||||
13 | 贴条码、铭牌、合格证 |
| ||||||
14 | 放附件 |
| ||||||
15 | 包装 |
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备注 |
| |||||||
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表9
冰箱返修机工艺流程卡
产品型号: 返修机编号: 日期: 年 月 日
原机条形码 |
| 新机条形码 |
| |||||||
管理中心名称 |
| 反映 |
| 实测 |
| |||||
维修网点名称 |
| 故障 |
| 故障 |
| |||||
序号 | 工序名称 | 操作者编号 | 内 容 | |||||||
1 | 外观检验 |
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| |||||||
2 | 性能检测 |
| 性能不合格项目: | |||||||
3 | 拆装外观件
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| 更换的外观件: 缺件增加的外观件: 外观件修补: | |||||||
4 |
性能检修
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| 措施:
更换配件: 缺件增加的配件: 维修配件: | |||||||
5 | *性能复检 |
| 性能不合格项目: | |||||||
6 | 清洁、总装 |
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| |||||||
7 | 检验、判等
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| 等级: 报废原因: | |||||||
8 | 贴条形码 作标识 放资料袋 |
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9 | 包 装 |
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备 注
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注:带*项目为进行过性能检修的冰箱才需进行。